基于“互联网+”的集团性企业采购管理平台建设

在“互联网+”背景下,传统企业如何做好采购管理创新,实现高效、集中、阳光、协同的生态型采购管理是至关重要的。集团采购作为基于“互联网+”的新兴采购模式,企业采购管理平台的搭建需要信息化与采购业务深度融合。它既是对传统采购模式的一种补充,也是一种颠覆。来源:谢蔓 (中山大学新华学院)

近些年,随着市场竞争的愈发激烈和企业生产规模、市场范围的不断扩大,集团性企业面临的压力也正在激增。在“互联网+”背景下,传统企业如何做好采购管理创新,实现高效、集中、阳光、协同的生态型采购管理是至关重要的。

集团性企业采购管理平台建设

作为基于“互联网+”的新兴采购模式,企业采购管理平台的搭建需要信息化与采购业务深度融合。它既是对传统采购模式的一种补充,也是一种颠覆。按照“集团化、专业化、电子化、配套化、精益化”的总体思路,集团性企业亟需搭建供应链管理信息化支撑平台,建立供应商管理、需求管理、询报价管理、合同管理及供应商协同集成系统,采用集中招标的线上规范采购模式,实现供应商集中管理和集中采购。

1. 建立供应商生命周期管理

集团性企业在发展供应商的时候,也要关注供应商的全生命周期管理,建立供应商全生命周期管理的平台,包括潜在供应商获取、供应商认证(资质评估、技术评审、样机试运行考核、小排量考核等)、供应商开发选择和准入、可供货申请管理、产品信息确认管理、供应商的关系和档案管理、绩效考评到供应商的退出和结束合作的过程管理。通过使用标准化的供应商管理流程,从而保证供应商的质量并降低采购成本。

2. 支持规范统一的招投标流程

在互联网技术的支撑下,集团性企业采购部门通过采购管理平台可以直接连接到电商平台,并完成企业采购公告的发布以及与供应商之间的询报价、招标谈判、在线竞价、合同签订、履约验收等采购业务,最终实现所有采购渠道间综合比价的决策。同时,支持全业务流程的在线记录,包括在线编制标书、发布标书、投标、评标及确定中标结果、编写中标报告等,允许供应商在线投标及反馈意见。使得企业能够建立透明化、规范化、专业化的招投标体系。

3. 建立供应商协同平台

建立供应商协同沟通的统一平台,使公司的采购需求能快速传达到供应商,加强沟通协作、信息交互,快速掌握供应商的交货计划及到货情况,提高供应商的交货及时率及计划达成率,降低积压风险,优化质检信息协同、财务对账协同等采购管理流程,最终获得高效率产出、低库存周转和快速度响应,达到在优化采购流程的基础上优化产供销供应链的目的。例如,在协同平台上允许供应商即时查看采购订单,包括全部附件,同时,也可以确认接受订单,以表明其履行订单的能力,并确认订单的各项条款。采购员也可查看供应商提出的更改要求,审批确认后,平台将自动更新订单。

4. 支持多种采购业务模式

对于集团性企业来说,一般拥有众多的分、子公司,采购的生产物资品类也因而较多。基于不同采购品类及各分、子公司区域分布等特点,集中采购一般存在统谈分签、统谈统签、代理采购(分散调拨)三种模式,除了集中采购模式之外,还有完全分散采购模式(如图1所示)。

基于“互联网+”的集团性企业采购管理平台建设
图 1 多种采购业务模式

统谈分签模式是由集中采购中心汇总集团企业各单位的需求,统一和供应商进行寻源,确定寻源结果之后,由各个单位分别和供应商签合同,各单位自行执行收货结算业务。该业务通过集中采购中心集中寻源,提高议价能力,而由各个单位签订合同则减少了各单位与集中采购中心之间的公司关联交易。

统谈统签模式是由集中采购中心汇总各单位的需求,统一和供应商进行寻源、签合同,各单位自行执行收货业务;由集中采购中心与供应商结算后,各单位再与集中采购中心进行结算。该业务通过集中采购中心集中寻源、签合同、结算,提高议价能力和合同的管控,但各个单位与集中采购中心之间存在诸多的公司关联交易。

代理采购模式是由集中采购中心汇总各单位的需求,统一和供应商进行寻源、签合同、收货,集中采购中心收货后再调拨货物给各单位。其中,结算流程类似于统谈分签。该业务通过集中采购中心集中寻源、签合同、收货、结算整个采购流程,各单位只和集中采购中心发生业务关系;但该业务需要集中采购中心收货之后,负责重新调拨物资,公司间也存在较多关联交易。如果产品出现质量问题,难以确定是由集中采购中心或是各单位与供应商进行沟通,沟通效率也比较低。

完全分散采购模式比较适用于容易获取的常规物资,因其价格弹性低或重要程度不高,且存在的供应商数量众多,所以此类采购可通过完全分散采购模式来进行,这样可简化采购流程。

5. 支持透视化采购分析

良好的数据可视化能够更直观地分析复杂的信息数据。集团性企业采购管理平台要求具有直观精准的宏、微观可视化数据,如可对采购品类价格和交易额、采购订单响应及时到货率、供应商分布情况、供应链热度等方面进行分析。在收集、过滤、分析数据后,通过图表、地图、动态图像或互动效果图等多样的形式进行数据可视化转化,兼备钻取查询、图形化、表格化、打印、导出等功能,满足多种形态的数据需求。排序方式可自主选择,采购商品的高价低价情况清晰醒目。多维度比价和多图表比较,也使得价格信息更全面,价格走势更直观。

集团性企业采购管理平台成功搭建的关键要素

1. 方案统一规范性

建立统一和规范的采购业务流程对集团性企业成功搭建采购管理平台来说至关重要。根据采购管控战略要求,进行流程设计,可以实现采购从策略到评估的端到端管理,建立整体的管理标准。从整体上规划采购流程划分标准,梳理采购各个高阶流程之间的衔接关系和覆盖的业务情形,明确各个流程与岗位之间的职责关系、各个岗位在流程中承担的角色、各个流程中承担的KPI 指标,以及相应的流程关键控制点。

2. 数据的标准化

为了满足集中采购的需求,数据需要进行标准化,包括制订和统一标准,规范数据信息及编码,建立数据标准化管理系统。对于集采物资必须建立映射关系,集成到SRM 平台中,如集团和下属公司建立统一标准或建立映射关系,物料编码由分类代码加流水组成,灵活增加分类层次及代码,分类可以灵活配置。

3. 试点与推广合理性

采购管理平台在集团性企业里面的实施范围广,推广难度较大,模板方案需要结合集团规范标准和部分个性化需求。鉴于模板是体现集团管理规范与标准而制订的信息化系统解决方案,因此,其实现与管理还需要有与之配套的项目管理体制、推进方法与变更流程。合理的实施与推进方法,在确保项目实施质量的同时,也能以最具效率的方式实现共享全球系统、支持集团全球业务。

4. 培训体系的完整性

采购管理平台的成功搭建需要建立庞大的供应和内部用户培训体系,培训涉及计划、组织、实施等过程,企业要对整个培训过程进行合理评估、审核。培训团队要对企业员工的能力进行了解和分析,并且要防止知识传递沟通中的“漏斗效应”。

主要参考文献

  1. 刘海军,刘晓冰.基于“双内控”型企业文化的采购管理研究[J].企业管理,2016(01).
  2. 周彦青.企业加强物资供应管理的途径[J].中国商论,2016(23).
  3. 敬辉蓉,李传昭.采购管理理论综述[J].工业工程,2008(2).
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