航天科技领域火工品采购的集采方案及前景展望

中国航天科技集团有限公司对各下级公司开展的采购活动实施集中管理,以实现横跨各个业务单元的协同效应、规模效应和成本节约效应。通过调研各单位的火工品采购模式及需求,提出火工品集中采购的基本方案,并对采购方案实施后的预期效果进行展望,为航天科技集团后续实施集中采购提供参考。

作者:周铭锐,王晓宇,王斐,潘军杰,李兆东; 中国运载火箭技术研究院.

集中采购是增强企业对外部资源的获取能力、议价能力及风险控制能力的重要举措,依据国务院国有资产监督管理委员会在中央企业持续推进采购管理提升活动的有关要求,推进集中采购管理体制是采购管理提升工作的核心内容。中国航天科技集团有限公司对各下级公司开展的采购活动实施集中管理,以实现横跨各个业务单元的协同效应、规模效应和成本节约效应。笔者拟对标国资委关于中央企业采购管理提升评估的要求,结合航天型号火工品领域采购工作的特点和实际,借鉴供应链管理的理念和方法,依据型号采购管理提升总体方案,实现采购管理由任务保障型向集约效益型的转变,达到整合采购资源、防范采购风险、控制采购成本的目标。通过调研各单位的火工品采购模式及需求,提出火工品集中采购的基本方案,并对采购方案实施后的预期效果进行展望,为航天科技集团后续实施集中采购提供参考。

航天科技领域火工品采购的集采方案及前景展望

一、火工品采购现状与集中采购方案

1.现状

火工品作为一种危险品,主要应用于航天、兵器、船舶以及民用爆破等领域。因其使用受限,目前国内可承担火工品生产的厂家均为军工企业,且采购模式均为计划采购。由上级计划部门明确年度或某次任务火工品需求以及生产厂家,再由采购部门按照需求与厂家签订采购协议,完成采购活动。火工品采购面对的生产厂家比较固定,部分产品为各型号通用,因此适合开展集中采购工作。

2.集中采购方案

航天科技集团在核心管理层组织成立集中采购实施机构(以下简称集采中心),由集采中心负责收集下级公司采购需求,统一组织下级公司的采购业务。集采中心与供应商签订采购合同/协议,进行采购过程控制,并与供应商完成货款结算。各下级公司负责产品验收,到货入库,集采中心与下级公司签订销售合同,完成采购资金回款工作。具体流程见表1。

航天科技领域火工品采购的集采方案及前景展望
表1 航天型号火工品集中采购业务流程

(1)采购需求

生产厂家为集团内单位的,火工品需求单位每年统筹报送4次年度需求,并于每季度最后1个月底前向集采中心提交需求计划。生产厂家为集团外单位的,每年统筹2 次需求报送,其中2月份报送当年需求,8 月份报送第2 年需求。考虑到计划的准确性,原则上集采中心不接收计划外临时性的需求。

需求单位可通过纸质需求清单向集采中心提交采购需求,明确产品名称、代号、数量、单位、技术状态、生产单位、设计单位、交付时间、交付地点、是否军检、经费结算单位等信息,由需求单位盖章签字后交付集采中心。

(2)采购计划

集采中心根据各需求单位报送的计划,3 个工作日内统筹向生产单位下达采购计划。

(3)合同签订及定价模式

需求单位在需求清单提交之日起1 个月内与集采中心签订火工品订货合同/ 协议,合同文本模板按照需求单位的模板执行。集采中心依据产品销售合同与各生产单位签订采购合同/ 协议,内容包括物资牌号、规格、数量、质量要求、价款和结算方式、履行期限、包装要求、交货方式以及经济责任等,文本模板按照集采中心的模板执行。

集采中心在合同价款基础上考虑加收服务费,服务费内容主要包括人工成本、差旅、运输仓储等费用。原则上有上级批复价或军审价的产品,需求单位与集采中心直接签订合同,无参考价的产品签订暂定价合同或协议,待价格明确后签订正式合同。

(4)进度跟踪

需求单位负责跟踪产品生产进度,生产单位每月向需求单位报送产品生产进展,同时抄送集采中心,集采中心负责协调无法按时交付的产品进度。无法满足型号要求的,由集采中心上报航天科技集团采购管理办公室协调。

(5)产品验收

型号火工品集中采购供应分为“统一采购、统一验收”和“统一采购、分散验收”2 种模式。“统一采购、统一验收”是指由集采中心为需求单位实施统一采购,并按照某一家单位的火工品验收要求进行火工品验收工作;“统一采购、分散验收”是指集采中心为需求单位实施统一采购,验收工作由各需求单位自行开展。

“统一采购、统一验收”有利于集采中心准确掌握验收信息,以及过程中出现的问题,同时统一验收有助于集采中心统一调配资源,进行组批验收,降低生产厂家的人力、物力成本,但此方案将大幅度增加集采中心人员出差频次,差旅成本,目前特装及原材料室人员配备预计无法满足高频次出差任务。另外,该方案将打破各单位现有的验收模式,各单位是否愿意配合还需调研。

“统一采购、分散验收”在不改变各单位现有验收模式条件下,节约物流中心人员的差旅成本,弊端在于集采中心无法第一时间获取验收相关信息,只能通过生产单位或各单位进行报送。因此,建议采用“统一采购、分散验收” 的方案。具体实施如下:

各需求单位执行本单位现行有效的验收方式,自行组织安排验收工作。产品具备验收条件后,生产单位及时将验收申请传递至集采中心,集采中心通知各需求单位安排验收,验收完成后生产单位将验收报告及结论发送集采中心和需求单位归档留存。

(6)产品交付

集采中心根据合同约定的交付节点,提前3 个工作日通知需求单位发货时间及发货安排。配送服务统一由生产厂家提供,采取直接发运至各需求单位的方式。配送费用、交货方式等按照销售合同的约定执行,配送过程中出现的问题由集采中心会同需求单位负责处理。

需求单位接收实物、核对无误后在产品交接单据上签字,由生产厂家将单据传递至集采中心,集采中心根据反馈的交接单据向需求单位开具出库单及销售发票。需求单位必须严格按照合同约定进行火工品接收,若无故推迟收货时间,期间所发生的仓储等费用由需求单位承担。超过3 个月未收货的,上报航天科技集团采购管理办公室协调。

(7)付款及结算方式

需求单位可根据实际情况,通过现金、转账、汇票等形式向集采中心付款。付款方式有2 种模式:一是原则上需求单位需在合同签订一个月内,按合同金额支付集采中心30% 的预付款,用于产品备料及启动生产,产品生产完毕交付前支付剩余70% 的合同款,集采中心执行款到组织发货;二是集采中心根据需求单位的预期年度采购量,给予需求单位一定的付款授信额度,授信额度内集采中心按照合同要求直接组织供应商发货,超出授信额度后,执行款到组织发货。

需求单位与集采中心的资金支付结算可采用以下2 种方式:一是通过航天科技集团财务公司统一结算,集采中心和各需求单位均在财务公司开立一般结算账户,用于办理与集中采购业务相关的资金收支。需求单位向财务公司提供集中采购资金自动扣划授权书,财务公司作为集中采购结算机构,根据集采中心提交的采购资金支付申请从需求单位账户划转资金至集采中心账户。财务公司在每年授信额度的批复中给予集采中心及需求单位一定的采购专项额度,各单位按照财务公司的融资政策支付相应的资金成本。二是集采中心与需求单位直接结算。

(8)质量问题处理

产品在生产过程中出现的质量问题,由生产单位组织报送,同时报送给集采中心及需求单位;产品交付以后出现的质量问题,由需求单位报送集采中心。

(9)需求变更

需求单位提出需求并已启动订货的火工品,如需求变更,按照“谁提出需求,谁承担变更损失”的原则,由提出需求的单位承担全部变更损失费用。

二、集中采购优势及前景展望

集中采购的实施实现了航天科技集团范围内大宗、通用、重要采购需求的整合,建立专业化的集中采购中心,形成统一对外的集团化采购格局。

1.提升供应商的管理能力

集中采购的实施可以吸引更多国内优质的火工品供应商,促进供应商之间形成良性竞争关系,为企业产品设计研发、生产以及售后服务等提供更有价值的支撑,提升供应商研发水平,进一步帮助企业与优秀的供应商之间形成良好的战略合作伙伴关系。充分协同和优化企业上下游之间供应链的管理能力,充分调动和整合企业下属公司之间的库存资源,以减少物流运输和存储的成本。

2.降低企业管理成本

集中采购可以整合下属企业分散的采购资源,同时发挥规模采购的优势、获得生产厂家更具竞争力的价格。另外,还可避免同类型产品的重复采购,减少因采购次数及供求协调带来的成本浪费。集中采购有利于生产厂家组批进行投产,集采企业可以组批开展验收工作,一方面可以避免因为采购次数过多导致精力分散,造成企业人力、物力和财力资源不必要的浪费,另一方面可以合理降低各单位的管理成本,提高产品采购效率。

3.持续推进采购业务流程标准化

集中采购可以统筹同类型产品的需求计划,统一组织订货,建立统一的验收要求以及形成固定的采购合同模板。依托供应链管理模式,充分实现采购组织和供应的标准化、规范化,提高采购和供应环节的一致性、准确性以及及时性。

4.提高供应商产品和服务的质量

集中采购模式可以建立起统一的产品技术条件、验收要求以及形成规范合同的文本,生产单位可以按照要求持续开展工作,固化生产以及管理流程,将更多精力用在产品以及服务质量的提升上,真正做到生产交付用户满意的产品。

集中采购目前已经广泛应用于各大行业,传统的物资、办公用品、生活用品甚至工程、服务均可进行集中采购,火工品因其特殊性,一直以来均由各需求单位以及各型号项目自行采购。随着火工品产品化工作的持续推进,在不久的将来火工品将真正意义上实现货架化、市场化,火工品集中采购也将更易实现。

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