军工企业MRO类物资的电商集采模式应用案例分析

随着电商采购行业的发展,大多数军工企业开始尝试采用电商模式开展 MRO(非生产性)类物资。 MRO 类物资采购具有种类多、供应商分散、平均价值低的特点又由于军工企业办公厂所出入受限,导致军工企业易忽略 MRO 类物资采购的业务管理,导致采购、配送及结算效率低下成本过高。 故为了保证 MRO 类物资采购工作低成本、高效率的开展,本文以航天一院MRO 类物资采购业务为例,通过对现有 MRO 类物资采购业务流程的再造,并通过构建集采平台和 MRO 物资供应链系统实现采购流程全生命周期管理,保证下达采购订单、交接配送、用户签收及结算的准确性、及时性,为军工企业开展基于电商模式采购 MRO 类物资业务提供新的参考模式。

军工企业采购分为生产性 (BOM) 物资采购非生产性(MRO)物资采购,MRO 类物资主要包含电器和机械材料、电子材料、专业设备、工业用品、消防安全及保健设备、办公用品和设备等。 MRO 类物资采购具有采购数量大,采购种类多、供应商分散、平均价值低的特点,故大部分企业易忽略 MRO 物资采购的业务管理,导致采购效率低下成本过高。 据不完全统计,我国军工企业 MRO 类物资采购总额已超过 500 亿美元,但仅占企业总采购额的%8-10%,而粗放的管理方式导致 MRO 采购成本占企业总成本的比例平均为 26%,最高可达 60%。 以 2017 年航天科技集团年营业收入 2320.4 亿元测算,MRO 物资年采购额将近100 亿元,而管理成本高达 20 亿元,因此改进 MRO 类物资采购业务流程逐渐成为企业降低运营成本的新领域。

MRO采购:是与维护(maintenance)、维修(repair)和运营 (operations) 相关的非生产性间接支出。这类采购用以确保企业生产与经营活动的正常运作,但与企业提供的产品和服务没有直接关系。MRO类物资也可解释为非生产性物资,通常是指在实际的生产过程不直接构成产品,只用于维护、维修、运行设备的物料和服务,具体包括办公和清洁用品、计算机、消防安全及保健设备等消耗品,以及与维护用于生产产品或提供服务的工具直接相关的物资。

存在的问题

相对于国外军工企业成熟的 MRO 采购管理,我国的军工企业 MRO 供应链管理手段相对落后。 对于该现状的产生,一方面由于国内 MRO 供应市场尚未形成专业规模、供应商企业管理不规范、流动资金匮乏。另一方面,大部分军工企业 MRO 物资采购存在以下问题。

军工企业采购行为一般分散在不同子级单位或职能部门, 导致采购职能分散、信息流通受阻,集中管理程度低、管理规则不一致导致采购效率低下。

供应商管理手段落后,过分注重 MRO 物资采购价格,忽视物资的质量、售后服务和保障,造成资源浪费最终影响正常生产进度。

目前主要依靠电话、传真等传统采购方式开展 MRO 物资采购,整个采购业务流程中信息化、自动化水平低,数据录入、确认均为人工操作,在这个过程中极容易产生信息不对称、数据错误等问题。

由于军工企业存在办公厂所出入受限, 导致供应商物流或第三方快递公司无法准确配送物资, 配送效率低下且签收手续复杂。

以上问题均为目前军工企业在 MRO 物资采购领域不可回避的情况,随着生产规模的扩大,生产方式的市场化,更需提高MRO 物资采购的效率降低采购成本,以提高军工企业的综合实力。

新 MRO 电商集采模式

目前主要电商采购模式有一体化供应、供应商城、分销商合作、准时制(JIT)采购和电子商务采购等模式,而为了集中管理需求、 分别管理实物流以实现多级组织机构的电商采购模式,B2B2B 的 MRO 类物资电商采购模式应运而生。通过构建集采平台对接现有电子商城实现快速响应用户对 MRO 类物资需求,并构建子级单位 MRO 物资供应链系统实现各级子单位统一管理实物并配送,完成整体采购业务的闭环管理。

主要流程再造

新电商集采模式主要由客户在集采平台浏览商品并下达采购订单,由平台将采购订单推送给相应的电商,电商据此开展后续物资的备货及配送工作并将订单进度反馈至集采平台, 用户可在集采平台跟踪查询订单进度详情, 由于军工企业办公区域进入受限,故电商物流或第三方物流统一配送至集采单位后,由集采单位统一配送至用户方并确认签收。以航天一院为例,主要角色及职能如下。

用户:院属厂所及各部门,主要负责统一收集采购需求并在集采平台下达采购订单。

集采平台运营方: 航天新商务信息科技有限公司为集采平台运营方, 主要负责平台运维及对接市场主流电子超市, 如京东、得力、企事通、西域等,实现商品接入、展示、选购、订单的业务管理。

集采单位: 一院物流中心, 负责接收物资并统一配送至用户方,并分别与集采平台运营方、用户进行采购、销售结算。

(一)采购执行流程

集采平台对接外部电商,实现商品接入、展示,用户在集采平台进行商品搜索、浏览、下达采购订单,一张订单可包含不同电商的物资。由集采平台将订单拆分后发送给不同的电商,由电商根据实际仓储情况对订单进行二次拆单并反馈拆单详情以及 订单备货、配送详情。

(二)接货配送流程

电商物流或第三方物流将采购订单商品配送至子级单位后, 由集采单位统一收货签收, 由于存在订单分批次入库的情况,故引入子级单位入库单,保证实物流与信息流的一致性。 航天一院物流中心作为航天一院集采单位负责实物的搬运、装卸、集货、暂存保管及配送的工作。

MRO 物资供应链系统提供扫描订单编码直接生成入库单功能,帮助接货员快速完成到货接收。收货完成后,自动生成入、出库单,减少人为制单的环节;在接货员、配送员、用户之间进行实物交接时,通过 PDA(移动端)签收自动形成交接记录,减少纸质单据的打印及签字。

(三)采购退货流程

传统退货流程因逆向流程涉及到多方协调, 仅仅依靠线下手段进行协调沟通容易在协调过程中产生信息流与实物流不对 称的情况,导致退货失败或物资丢失等情况。实际业务执行过程中采购退货分为用户签收后发现质量问题或由于供应商错发等 原因产生的签收后物资退货和用户当场拒收两种情况, 故根据不同退货情况需考虑实物流与信息流的一致性, 保证实物的可追踪及退货进度的可控性。

信息化解决方案

通过建立集采平台及后端 MRO 物资供应链管理系统,分别实现前端用户采购业务管理以及后端物资交接配送业务管理, 最终实现 MRO 物资采购业务全生命周期管理。

(一)集采平台建设方案

集采平台为主要用户提供商品搜索、 商品比价、 购物车管理、提交采购订单等功能,以及订单查询、物流查询、售后客服等服务;为 MRO 电商提供商品推送、订单接收、商品发货、对账结算等销售功能。 主要功能包含用户管理、商品搜索及管理、订单管理、供应商管理、结算管理等模块。

集采平台运营方将实现对商品进行上下架、商品类目维护、交易数据维护、审核监督等管理工作,整个管理工作均为线上操作,总体建设流程方案如图 1。

军工企业MRO类物资的电商集采模式应用案例分析
图1 集采平台建设总体流程方案

(二)MRO 物资供应链系统

MRO 物资供应链系统通过对接集采平台,接收有效的采购订单,完善电商化采购供应流程,有效连接前端的集采平台采购业务与后端的到货接收、配送、对账、结算等内部运营管理业务。另外 MRO 物资供应链系统还具有移动端功能,入库、出库以及用户签收均在移动端操作, 且移动端提供离线保存、 提交的功能, 避免由于军工企业内部 4G 网络信号问题导致的数据丢失的问题。

MRO 物资供应链系统主要提供给军工企业集采单位使用。以航天一院为例, 系统主要使用者为物流中心, 物流中心提供“最后一公里”的配送、实物暂存等增值服务,所有商品到货后将由物流中心统一接收,并根据需求提交人的信息进行配送交付。

相对于传统 MRO 物资采购业务管理流程,B2B2B 模式的新MRO 集采模式具有以下优势。

产品可视化: 将传统数据参数式的一维选用方式, 转变成为图像、视频的可视化选用方式, 避免在选用和采购过程中的“盲选”、“ 错购”, 提高选用与采购的准确性, 提升企业采购效率。

流程简便化: 通过统一比选入驻集采平台的 MRO 电商,在质量、服务、价格等多个维度具备综合优势,集采平台采购可省 去传统采购的烦琐比价直接采购,降低采购综合成本。

价格透明化: 集采平台将利用集中采购优势, 通过比选MRO 电商, 获得其产品市场价的集团折扣。 采购单位将以较MRO 电商市场价更低的价格进行采购, 并实现价格的网络公开透明。 同时, 集采平台还具备精准比价与模糊比价的功能, 用户可以在一个平台对多家 MRO 电商进行比较, 选择更优产品。

1. 结算智能化

支持选购下单、物流配送、收货确认、退换货、对账开票、支付结算的全流程线上电子化服务, 各类业务清单账表可通过线上查询展示,提高了对账结算的效率与准确率。

2. 信息公开化

引入供应商与产品评价,市场反馈信息公开化,可促进供应商服务与产品质量的提升。同时,所有采购业务行为均在线上开展实施,信息可有效留存,并对相关部门实时公开,有效避免廉政风险。

效果分析及建议

自 2019 年 2 月集采平台正式运营与航天一院物流中心MRO 物资供应链系统上线时间以来,航天一院物流中心彻底摒弃了以往纸质或邮件收集 MRO 物资需求、纸质出库单交接配送的业务工作模式,完成了由“线下收集需求”向“用户线上自助下 单”模式的转变,完成了“纸质出库单交接配送物资”向“线上一键收货交接物资”工作方式的转变。

截至 2019 年 6 月, 集采平台采购额累计达到 22000 余万元,节约采购成本 1700 余万元;MRO 物资供应链系统共完成出库 6770 项订单, 出库商品数量 14 余万项, 总金额达 900 余万元,出库额较去年同期增长了 360%,平均出库周期 1.5 天,出库效率约提升 5 倍左右。 为了能够更好的发挥新集采模式的优势, 现提出以下几点建议。

探索联合采购模式,即整合相同性质军工企业的优质资源、库存信息共享,强强联合,提高对 MRO 物资需求的响应程度,最终实现提高采购效率的目标。

集采平台供应商注册和准入, 通过引入多家供应商增加物资供货渠道,为用户取得低价且优质的物资,降低采购成本,同 时加强对供应商的线上管理程度,以为用户提供优质的 MRO 物资服务。通过采购大数据分析,联合供应商开展短线物资提前备货等工作,保证 MRO 物资供应的及时性,也为供应商赢得销售利润,实现共赢的合作模式。

综上所述,MRO 类物资采购的模式需梳理并优化符合本企业实际业务管理的业务流程、 制定相应的管理制度并充分利用信息化手段,以最终达到提升企业综合采购能力的目标。

原文引用:王丹玥,纪永强,郑爱华. 军工企业MRO 类物资新电商集采模式的研究与实践——以航天一院为例[J]. 现代营销(经营版), 2020(04):78-80.
作者单位:北京市中国运载火箭技术研究院

*声明:本文或部分内容转载自《现代营销(经营版)》2020年第4期,用于信息交流和学习参考之目的。版权归原作者所有,内容观点不代表集采网立场。若存在侵权或违规内容,请联系我们处理。
引用本文: 军工企业MRO类物资的电商集采模式应用案例分析. 集采网. https://group-purchasing.com/article/3436.

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